覚えておくと便利！メール作成のマナー
手紙を書くときにマナーがあるように、電子メールにもマナーがあります。メールのやり取りに慣れてきたら、一通り目を通しておきましょう。
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［件名］は分かりやすく、短めにする
メールの件名は、用件がひと目でわかるように付けます。相手によっては、一日に数十通のメールを受け取っているかもしれません。件名はそのメールを読むか、読まないかの判断につながることもあります。 |
【わかりやすい件名の例】
 慰労会の出席確認 |
| Excelの日付関数について |
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【わかりにくい件名の例】
| こんにちは |
中身を読まない限り何のメールかわからない |
| 教えてください |
質問のようだが、詳細は不明 |
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頭語、結語、時候の挨拶は不要
携帯メールなどの場合、表示できる文字数に制限があるため、本文が長くなると文字数をオーバーした場合、後半部分がカットされてしまう可能性があります。
電子メールでは、「拝啓」「敬具」のような頭語や結語、「時下益々……」といった時候の挨拶は省略するのが普通です。
はじめての相手や、親しくない人にメールを書くときには、まず「○○様」と宛名を書きます。次に自分の名前と自己紹介、それから用件に入るというのが無難です。 |
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自分の名前を名乗りましょう
本文の書き出しでは、まず自分の名前を名乗ります。プライベートなメールでは、本名を名乗らずにハンドル名やニックネームと呼ばれる略称を利用する人もいますが、ビジネス上のメールではハンドル名やニックネームではなく、本名を使用します。その相手にメールを送るのがはじめてなら、簡単な自己紹介を付け加えます。自己紹介といっても、自分の所属する会社や部署名担当する仕事の内容などを、用件に関連する範囲で書けば十分でしょう。 |
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改行について
ワープロソフトで文章を書く場合と違って、電子メールの場合は行ごとに改行をした方がいいでしょう。1行の文字数は30〜35文字程度にしておきます。1行の長さが長すぎると、相手側のメーラーで表示のされ方が変わります。 |
【次のように書いたつもりでも】
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【次のように表示されてしまうことがあります】
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半角カタカナ、機種依存文字は使わない
半角カタカナとは、「1文字の幅が、通常の半分の幅のカタカナ文字」のことです。機種依存文字は○付きの数字やローマ数字のことです。これらの文字を使うと、別の種類のパソコンで見た場合は全く違う文字に変わったり、文字化け（意味不明なアルファベットや記号の羅列）することがあります。
相手がどんな環境で電子メールを読んでいるのかがわからないときや、不特定多数の人が読む可能性のあるメール（たとえば、メールニュースに掲載する記事や、メーリングリストへの投稿など）では、これらの文字は使ってはいけません。 |
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返事を書く
 インターネット上の電子メールは、必ず届くという保証はありません。ときには届くのに数日かかってしまうこともあります。原因はさまざまですが、相手側の社内ネットワークのトラブルであったり、あるいは電子メールが送られていく途中の経路で何らかの問題が発生したりといったことが考えられます。
電子メールを発信した側では、それがいつ相手に届いたのか、相手が読んだかどうかは返事をもらわない限りわかりません。会議の時間の変更連絡や、急ぎの連絡などは、些細な事がらであると感じても返事を書きましょう。それがメールを読んだという印になります。 |
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チェーンメール、迷惑メール対策について
「このメールを10人に送ってください。」などが書かれているチェーンメールが届いた場合は、無視しましょう。不特定多数に一斉に送信される迷惑メールの対策については財団法人インターネット協会のホームページで詳しく紹介されていますので、参考にしてみるといいでしょう。 |
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